Ogni pianificatore conosce bene quel momento in cui tutto sembra andare per il verso giusto… finché all’improvviso non è più così.

Il programma è pronto, i turni sono stati assegnati e sembra tutto tranquillo. Finché non arriva una richiesta in più o qualcuno si dà da parte. Prima che te ne accorga, ti ritrovi con un problema che non si risolve semplicemente con qualche telefonata.

La carenza di personale non è più un'eccezione in molti settori. Soprattutto nei settori della sicurezza, dell'assistenza sanitaria e degli eventi, la domanda è in continua evoluzione. Ciò che oggi è sufficiente, domani potrebbe già non esserlo più.

Molte organizzazioni cercano di risolvere la questione come hanno sempre fatto: facendo qualche telefonata, inviando un messaggio in una chat di gruppo o rivolgendosi a un'agenzia di lavoro interinale. A volte funziona, ma spesso richiede troppo tempo e offre troppo poche garanzie, soprattutto nei momenti in cui la pressione è già alta.

È proprio questa la sfida. Vuoi trovare rapidamente del personale aggiuntivo, senza che tutta la tua pianificazione vada in pezzi.

Ciò che si nota nelle organizzazioni che hanno una buona padronanza di questo aspetto è che affrontano la scalabilità in modo diverso. Non considerano i partner esterni come un'ultima risorsa, ma come parte integrante del loro modo di lavorare.

Collaborando in modo strutturato con fornitori e partner, si crea, per così dire, un involucro flessibile attorno alla propria organizzazione. Ciò consente di reagire più rapidamente quando necessario, senza dipendere da un unico soggetto o da un'unica soluzione.

La cosa bella è che questo non significa che si perda il controllo. Al contrario.

Quando si organizza tutto a livello centrale, si ottiene invece una visione d'insieme più chiara. Si vede quali servizi sono ancora disponibili, dove mancano le risorse e quali partner possono dare una mano. Invece di comunicazioni frammentarie e soluzioni ad hoc, si lavora sulla base di un unico sistema chiaro.

Questo fa la differenza soprattutto nei momenti in cui la rapidità è fondamentale. Si pensi ai grandi eventi, agli afflussi imprevisti o alle modifiche dell'ultimo minuto. In queste situazioni non si vuole ricominciare da capo, ma agire immediatamente.

In pratica, funziona in modo sorprendentemente semplice. Si riceve una richiesta, che viene trasformata in un incarico. Si pianifica l'impiego dei propri dipendenti e, non appena si nota che la capacità è insufficiente, si ricorre alla propria rete. In breve tempo, l'incarico viene comunque assegnato.

Eppure, è proprio qui che spesso si verificano dei problemi. Molte organizzazioni aspettano troppo a lungo prima di ampliare la propria attività o cercano innanzitutto di risolvere tutto internamente. Solo quando non riescono davvero più a farcela, si rivolgono all’esterno. Ciò causa stress e pressioni inutili sulla pianificazione.

Le organizzazioni che hanno adottato questo approccio agiscono in modo diverso. Si assicurano di poter sempre ampliare la propria operatività, senza che ciò sembri una soluzione di ripiego.

Ed è proprio qui che sta la differenza.

Non è possibile evitare del tutto la carenza di personale. Tuttavia, puoi fare in modo che non sia più un problema. Collaborando in modo intelligente con partner esterni e organizzando bene i tuoi processi, rimani flessibile e mantieni il controllo sulla tua pianificazione.

In questo modo potrai continuare a crescere, senza che la tua agenda ti freni.

Come Fleks risolve il problema

Per risolvere davvero il problema della carenza di personale, non basta una semplice rete di partner. Occorre avere una visione d'insieme e un modo per agire rapidamente senza aggiungere ulteriore complessità.

Con Fleks, tutto questo è riunito in un unico sistema.

Trasformi immediatamente una richiesta in un servizio e pianifichi l'impiego dei tuoi dipendenti. Non appena ti accorgi che la tua capacità è insufficiente, puoi condividere lo stesso servizio con fornitori o partner esterni. Loro possono rispondere e fornire personale, mentre tu mantieni il controllo della situazione.

Non lavorerai più tramite messaggi isolati o strumenti diversi, ma partendo da un'unica pianificazione centrale. In questo modo potrai vedere esattamente quali attività sono in sospeso, dove è necessario potenziare le risorse e come si evolve la tua pianificazione.

Per i clienti tutto rimane ben organizzato. Essi inviano le richieste e seguono la pianificazione tramite il proprio portale, mentre tu, dietro le quinte, ti assicuri che ogni servizio venga fornito.

In questo modo puoi coniugare flessibilità e controllo e scalare le risorse ogni volta che è necessario.

In Fleks si lavora da un unico ambiente centrale in cui tutto converge. I committenti inviano le loro richieste tramite un portale dedicato e possono monitorare lo stato di avanzamento della pianificazione. Maggiori informazioni sul portale dei committenti.

D'altra parte, è possibile collaborare facilmente con soggetti esterni condividendo i servizi con fornitori e partner. In questo modo è possibile espandersi rapidamente quando necessario. Scopri come funziona la condivisione dei servizi con i fornitori.

Ti interessa sapere come affrontare la questione nella tua organizzazione?

Scopri come collaborare facilmente con i partner grazie a Fleks e disporre sempre di capacità sufficienti.

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