La gestione del pool consiste nell'organizzazione ottimale del personale e dei servizi. I dipendenti possono adattarsi alle richieste di servizio, sia attuali che future. La gestione del pool è talvolta definita anche pianificazione strategica del personale.

In qualità di agenzia di lavoro interinale, si calcola il personale necessario in base alla domanda dei clienti e al proprio organico. Oggigiorno il personale all'interno di un'organizzazione può essere molto diversificato: lavoratori a chiamata, liberi professionisti, lavoratori autonomi e contratti a tempo indeterminato, il che non semplifica la vita di un pianificatore. Per questo motivo è estremamente importante avere una panoramica della disponibilità, delle preferenze e delle qualità dei propri collaboratori.