Ricardo van Lemmen
Oprichter
1. Wie we zijn
Fleks Works B.V. ("Fleks", "wij") is gevestigd aan de Dynamostraat 44, 1014 BK Amsterdam, Nederland, en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70791651. Heb je vragen over privacy? Mail ons via support@fleks.works.
Deze verklaring gaat over:
onze website (fleks.works);
het Fleks Planning platform, inclusief de webapplicatie, de mobiele apps en de Fleks API;
de Fleks-koppeling voor AI-assistenten zoals ChatGPT (OpenAI) en Claude (Anthropic).
2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
Website, sales en sollicitaties. Voor gegevens die we verzamelen via onze website, demo-aanvragen, salescontact en sollicitaties is Fleks verwerkingsverantwoordelijke.
Gegevens in het Fleks Planning platform. Onze klanten zijn meestal werkgevers, uitzend- en bemiddelingsbureaus en planningsorganisaties. Zij gebruiken Fleks om hun medewerkers, zzp'ers, opdrachtgevers en diensten te beheren. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt Fleks op als verwerker namens de klant. Dit is geregeld in onze SaaS-voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Ben je medewerker of flexwerker van wie gegevens in Fleks staan? Neem dan contact op met de organisatie waarvoor je werkt. Verzoeken die wij ontvangen, sturen we door naar die organisatie.
Account- en beveiligingsgegevens. Voor de inloggegevens, API-credentials en beveiligingslogs van platformgebruikers is Fleks verwerkingsverantwoordelijke, voor zover we deze gegevens nodig hebben om de dienst te leveren en te beveiligen.
3. Fleks gebruiken met ChatGPT, Claude of een andere AI-assistent
Fleks biedt een koppeling op basis van het Model Context Protocol (MCP). Daarmee kan een geautoriseerde gebruiker van een Fleks-account via een AI-assistent bij Fleks-gegevens, bijvoorbeeld om diensten op te zoeken, medewerkers in te plannen of jobs aan te maken.
Hoe het werkt
Stel je je AI-assistent een vraag waarvoor Fleks-gegevens nodig zijn, dan stuurt de assistent een verzoek naar de Fleks API. Fleks stuurt het resultaat terug naar de assistent, die daarmee je vraag beantwoordt. Fleks geeft alleen gegevens terug waarvoor de gebruikte API-sleutel geautoriseerd is.
Welke gegevens met je AI-aanbieder gedeeld kunnen worden
Afhankelijk van wat je vraagt, kunnen de resultaten het volgende bevatten:
identificatie- en contactgegevens van medewerkers en contactpersonen van opdrachtgevers: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, geboortedata en adressen;
planningsgegevens: diensten, jobs, projecten, beschikbaarheid, gewerkte uren en aanwezigheid;
contract- en dienstverbandgegevens: contractvorm, functiecategorieën en kwalificaties;
gegevens over opdrachtgevers en projecten;
financiële gegevens: tarieven, facturen, kostenoverzichten en inkooporders.
Wie deze gegevens ontvangt
Deze resultaten gaan naar de AI-aanbieder die je zelf hebt gekoppeld, zoals OpenAI voor ChatGPT of Anthropic voor Claude. Die aanbieder verwerkt de gegevens onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid, en op basis van de overeenkomst tussen die aanbieder en jou of je organisatie. De AI-aanbieder is geen subverwerker van Fleks.
De organisatie die de koppeling aanzet, is er verantwoordelijk voor dat dit gebruik rechtmatig is en dat de overeenkomst met de AI-aanbieder voldoende bescherming biedt, zoals een verwerkersovereenkomst en instellingen waarmee de gegevens worden uitgesloten van modeltraining. We raden aan hiervoor de business- of enterprise-abonnementen van AI-aanbieders te gebruiken.
Wat Fleks opslaat
Credentials: je Fleks API-sleutel of toegangstoken wordt versleuteld (AES-256) opgeslagen op de infrastructuur van Fleks. Je voert de sleutel in op een pagina van Fleks zelf, nooit in de AI-chat, en de sleutel gaat nooit naar de AI-aanbieder. Hij wordt alleen gebruikt om de verzoeken uit te voeren die je via je AI-assistent doet. Je kunt de sleutel op elk moment intrekken in Fleks. We bewaren hem totdat je de koppeling verbreekt of de sleutel intrekt, en verwijderen hem automatisch na 14 dagen zonder gebruik en uiterlijk na 90 dagen.
Logs: we loggen technische verzoekgegevens, zoals tijdstip, gebruiker, de aangeroepen actie en het resultaat, voor beveiliging, misbruikpreventie en probleemoplossing. Deze logs bewaren we 90 dagen.
We slaan de inhoud van je gesprekken met de AI-assistent niet op. We ontvangen alleen de specifieke verzoeken die naar de Fleks API worden gestuurd.
Geen training, geen geautomatiseerde besluitvorming
Fleks gebruikt gegevens die via de koppeling worden opgehaald niet om AI-modellen te trainen. Fleks neemt via de koppeling geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen. Elke actie, zoals het inplannen van een dienst, gebeurt op verzoek van de gebruiker.
4. Welke gegevens we verwerken en waarom
Doel | Gegevens | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
Vragen beantwoorden, demo-aanvragen en salescontact | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) / stappen vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
Het leveren van het Fleks-platform en de koppeling | Accountgegevens, API-credentials, platformgegevens | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); voor platformgegevens de instructies van de klant als verwerker (art. 28) |
Beveiliging, fraude- en misbruikpreventie | IP-adres, logs, inloghistorie | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
Sollicitaties | Cv, contactgegevens, sollicitatiegegevens | Stappen vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
Websitestatistieken | Geanonimiseerde gebruiksgegevens | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
Marketing- en remarketingcookies | Cookie-ID's, surfgedrag | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) |
Wettelijke verplichtingen (bijv. belastingen, administratie) | Facturatie- en administratiegegevens | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
5. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:
Sales- en contactgegevens: 2 jaar na het laatste contact.
Sollicitaties: 4 weken na afloop van de procedure, of 1 jaar met je toestemming.
Platformgegevens: voor de duur van de klantovereenkomst. Na beëindiging kan de klant zijn gegevens exporteren. Daarna verwijderen we de gegevens conform de SaaS-voorwaarden en de SLA; back-ups volgen binnen hun bewaarcyclus van minimaal 30 dagen.
API-credentials: tot intrekking of verbreking van de koppeling, automatisch verwijderd na 14 dagen zonder gebruik en uiterlijk na 90 dagen.
Koppelings- en beveiligingslogs: 90 dagen.
Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn in Nederland).
6. Subverwerkers en ontvangers
Voor het leveren van het platform maken we gebruik van de volgende subverwerkers:
Amazon Web Services: hosting en back-ups;
Brevo: e-mail;
Google Firebase Cloud Messaging en Apple Push Notification Service: pushmeldingen.
Activeert een klant optionele Fleks AI-functies (Fleksy), dan staan de betrokken aanbieders vermeld in de aparte overeenkomst voor die functies. Met alle subverwerkers hebben we verwerkersovereenkomsten. Daarnaast delen we gegevens met autoriteiten wanneer de wet dat vereist. We verkopen geen persoonsgegevens.
7. Doorgifte buiten de EU
Fleks host platformgegevens op AWS-infrastructuur in Europa, in landen binnen de EU of met een adequaatheidsbesluit van de EU. Sommige subverwerkers en AI-aanbieders verwerken gegevens mogelijk buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Waar Fleks zelf gegevens doorgeeft, doen we dat op basis van het EU-U.S. Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Doorgifte naar een AI-aanbieder die je zelf koppelt, valt onder de waarborgen van die aanbieder en jouw overeenkomst met hen.
8. Beveiliging
We beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
TLS-versleuteling tijdens transport en AES-256-versleuteling bij opslag;
multifactorauthenticatie en rolgebaseerde toegangscontrole;
gescheiden omgevingen en jaarlijkse externe penetratietests;
geheimhoudingsovereenkomsten met medewerkers.
Datalekken melden we aan klanten conform onze verwerkersovereenkomst.
9. Je rechten
Op grond van de AVG heb je het recht om:
je gegevens in te zien, te corrigeren en te laten verwijderen;
de verwerking te beperken;
je gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
bezwaar te maken tegen de verwerking;
je toestemming op elk moment in te trekken.
Voor gegevens waarvoor Fleks verwerkingsverantwoordelijke is, mail je support@fleks.works. We reageren binnen een maand. Voor platformgegevens neem je contact op met de organisatie die Fleks gebruikt; wij ondersteunen hen daarbij. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Cookies
Onze website gebruikt cookies: kleine bestanden die je browser opslaat. We gebruiken de volgende soorten:
Functionele cookies zijn nodig om de website te laten werken, bijvoorbeeld om hem goed weer te geven op je scherm. Hiervoor hebben we geen toestemming nodig.
Analytische cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken, bijvoorbeeld het aantal bezoekers, de bestede tijd en de gebruikte apparaten. Hiervoor gebruiken we Google Analytics, met geanonimiseerde IP-adressen en onder een verwerkersovereenkomst met Google. De gegevens worden versleuteld verzonden.
Tracking- en marketingcookies stellen ons in staat je relevante content te tonen, zoals vacatures of blogposts, op platforms als LinkedIn, Facebook en Instagram. Deze cookies plaatsen we alleen met je toestemming, die je geeft of weigert via de cookiebanner. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.
Je kunt cookies ook blokkeren of verwijderen via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk niet zoals bedoeld. Het weigeren van marketingcookies betekent niet dat je geen advertenties meer ziet, maar wel dat ze niet meer zijn afgestemd op je interesses.
11. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we onze klanten.
Fleks Works B.V. · Versie 3.8 · november 2026
