Je eigen festival organiseren: bekijk hier de checklist

Festivals, ze zijn niet meer weg te denken! Muziek, dansen, zon en een strakblauwe hemel, het hoort er allemaal bij. Tickets gaan als warme broodjes over de toonbank, maar hoe werkt dat nou? Zelf een festival organiseren?

De ultieme checklist om een festival te organiseren

Er komen een hoop aspecten kijken bij het organiseren Het allerbelangrijkste voor het organiseren van een festival is natuurlijk de invulling.

1. Invulling van het draaiboek

Wat voor evenement of festival wil je organiseren? Wat is het doel? Wie is mijn doelgroep? Hoeveel mensen wil ik dat er komen? Welke aankleding wil ik bij het festival? Is het een gratis openbaar festival of betalen mensen voor een ticket? Het is belangrijk om de antwoorden op al deze vragen om te zetten in een concreet plan. Wie, wat en wanneer zijn de key elementen van jouw draaiboek. Aan de hand van dit plan kan je zien welke externe partijen je nodig hebt om dit alles te regelen. Denk hierbij aan horeca, entertainment, gemeente (voor vergunningen) en personeel voor op de dag zelf! 

2. Locatie en datum

Nu de meest praktische zaken van het festival nadat je de invulling hebt vormgegeven. Waar gaat het festival plaatsvinden en op welke datum? Het is belangrijk om met de locatie rekening te houden met de capaciteit en geluidsoverlast. Een ander belangrijk aspect is of het een binnen of buiten evenement wordt. Er komen namelijk verschillende kosten kijken bij het soort evenement. Bij een buiten evenement moet je bijvoorbeeld rekening houden met het weer, maar bij een binnen evenement weer meer met de ligging van de locatie en de beschikbaarheid. 

Wanneer je bezig bent met een datum prikken voor het festival is het belangrijk de beschikbaarheid te controleren bij de gemeente. Belangrijk is ook om rekening te houden met wat er vooraf nog geregeld moet worden en of dit kan in het geplande tijdsbestek. Denk hierbij ook aan feestdagen waarop mensen bijvoorbeeld vrij zijn, maar wellicht leveranciers gesloten. 

3. Budget

Je weet nu wat voor festival je organiseert, wanneer het is en waar het evenement plaatsvindt. Nu kan je aan de slag met een begroting. Combineer deze begroting met het gemaakte plan en bekijk wat je uitgaven zijn. Hoe ga je deze uitgaven financieren? Hoeveel tickets moet je bijvoorbeeld verkopen voordat je de kosten hebt gedekt? Heb je sponsoren nodig om in ieder geval geen verlies te draaien? Je kan hierbij ook denken aan sponsoring voor de aankleding van jouw festival, bijvoorbeeld parasols met hun logo erop. 

Belangrijk is dat je aan het begin enorm veel offertes aanvraagt en deze goed vergelijkt. Hierdoor zorg je voor een optimale winstmarge en maak je geen onnodige kosten. Aan de hand van de offertes kan je een inschatting maken van de kosten en daarmee ook bepalen hoe duur jou festivaltickets moeten zijn of hoeveel de horeca aan prijzen moet vragen. Belangrijk is hierbij dat je dus ook een inschatting maakt wat de afzet op zo’n festivaldag zal zijn. 

4. Vergunningen en verzekeringen 

Better be safe than sorry! Wees er zeker van dat je vergunningen in orde zijn en dat je bent verzekerd als er iets mis gaat. Voor festivals heb je vaak meerdere vergunningen nodig, een horecavergunning, evenementenvergunning of milieuvergunning. Tip: maak een afspraak bij de gemeente en begin op tijd! Een vergunning aanvragen neemt behoorlijk wat tijd in beslag en ontvang je meestal pas na minimaal 8 weken. Na de goedkeuring van jouw vergunningen moet je nog de promotie en jouw personeel in orde brengen

Naast alle vergunningen dat alles mag, wil je natuurlijk ook dat alles veilig gebeurd. Denk hierbij na over welke verzekering je nodig hebt. Met een verzekering beperk je de risico’s van het organiseren van jouw evenement. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is hierbij een van de allerbelangrijkste, want het evenement valt niet onder jouw eigen aansprakelijkheidsverzekering. 

Stel algemene voorwaarden op! Welke regels gelden er voor, tijdens en na jouw festival? Krijgen mensen hun geld terug wanneer het festival onverhoopt niet door kan gaan? 

5. Personeel en promotie 

Last but not at least: jouw personeel en de promotie. Hoe onderscheid jij je van andere festivals en waarom willen flexmedewerkers op jouw festival staan? Het organiseren van personeel op een festival kan een behoorlijke taak zijn. Meestal heb je zelf geen personeel en heb je deze ook maar voor een dag of een paar dagen nodig. Ga je dan helemaal mensen aannemen? Tuurlijk niet!

Fleks heeft hiervoor de ideale oplossing en kan dienen als jouw event management software. Jij voert de diensten in die gevuld moeten worden met het aantal personen dat je nodig hebt en wij koppelen je aan uitzendbureaus met het juiste personeel. 

Daarnaast kan je een workflow  toevoegen zodat het personeel goed voorbereid op jouw eigen festival aan de slag gaat !Met de workflow bepaal jij welke stappen jouw werknemers tijdens hun dienst moeten volbrengen. Een workflow is altijd verbonden aan een dienst. Dat betekent dat je verschillende workflows kunt aanmaken voor verschillende soorten diensten, zoals een bardienst of cateringdienst. Je kan oneindig veel workflows aanmaken. Jij bent helemaal in charge! Je kan in de workflow een quiz aanmaken om te checken of de medewerkers de briefing goed hebben gelezen. Aan het einde van hun dienst kunnen zij een evaluatie invullen, zodat jij weet wat ze van het werk vonden en wat er beter kan. Tot slot kunnen zij dan hun reiskosten en uren declareren zodat voor jou de verloning een eitje wordt!

Zoals je hierboven kan lezen komt er nogal wat kijken bij je eigen festival organiseren. Dankzij de Fleks personeelsplanning app, hoef jij je in ieder geval geen zorgen te maken over je personeel. Met Fleks hou jij real-time overzicht, ook tijdens jouw festival! 

Probeer het nu gratis uit