„Fleks ist für uns mehr als nur ein Planungssystem; es ist ein wichtiges Grundlage für unserem täglichen Geschäftstätigkeit und unterstützt verschiedene interne Abteilungen bei ihrer täglichen Tätigkeiten.“
Valentijn Zegwaart, Personalmanager
Ubuntu Sport sorgt mit Fleks für Übersicht in der Planung
Ubuntu Sport fördert die Entwicklung von Kindern, Fachkräften und Organisationen durch Sport. Mit mehr als hundert Sportfachkräften, die in Vereinen, Schulen, Kindertagesstätten und Gemeinden tätig sind, organisiert Ubuntu Sport täglich Sportkurse, Trainingseinheiten und Sportprogramme im ganzen Land.
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Die Planung im Griff haben
Von verstreuten Daten zu einem zentralen System
Bei der Zusammenarbeit mit Fleks lag die größte Herausforderung für Ubuntu Sport in der Größe der Organisation. Viele Auftraggeber, viele Dienstleistungen und viele Mitarbeiter, alle mit eigenen Dienstplänen und Terminen. Es war schwierig, alle Daten an einem Ort zu bündeln, einen aktuellen Überblick über die Planung zu erhalten und einen einheitlichen Betriebsablauf zu gewährleisten – insbesondere mit einzelnen, voneinander getrennten Systemen.
Mit Fleks hat sich diese Situation grundlegend geändert. Ein großer Teil der Arbeitsabläufe bei Ubuntu Sport läuft mittlerweile über die Plattform: von der Planung und Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsstellung, Vergütung und Übersicht über Umsatz, geleistete Arbeitsstunden und Ergebnisse. Alle Informationen, die für Ubuntu Sport als Arbeitgeber wichtig sind, sind übersichtlich an einem Ort zusammengefasst.
Fleks hat sich zu einem unverzichtbaren Bestandteil des täglichen Betriebsablaufs entwickelt. Die Planer erstellen die Dienstpläne, die Verwaltung kümmert sich um die Rechnungsstellung und die Gehaltsabrechnung, und die Finanzabteilung nutzt Fleks, um einen Überblick über Kosten, Erlöse und Berichte zu erhalten. Verschiedene Teams arbeiten täglich auf der Grundlage derselben Daten, ohne dass es zu Unstimmigkeiten zwischen Systemen oder Abteilungen kommt.
Was Ubuntu Sport im täglichen Einsatz am meisten schätzt, ist ganz einfach: Es funktioniert einfach. Und wenn Fragen auftauchen, ist schnell ein persönlicher Ansprechpartner erreichbar. Man denkt wirklich mit. Keine standardmäßige Lieferanten-Kunden-Beziehung, sondern eine Zusammenarbeit, bei der aktiv nach Lösungen gesucht wird, die zur Organisation passen.
Ubuntu Sport arbeitet mit mehr als hundert Sportfachkräften zusammen, die an Schulen, in Sportvereinen, Kindertagesstätten und Gemeinden tätig sind. Wer verfügbar ist, wer wo eingeplant ist und wer kurzfristig noch einsetzbar ist: Diese Übersicht muss stimmen – jeden Tag aufs Neue.
Mit dem Poolmanagement von Fleks verwaltet Ubuntu Sport den gesamten Pool über ein einziges System. Die Verfügbarkeit und Einsetzbarkeit der Trainer sind stets auf dem neuesten Stand, ohne separate Listen oder nachträgliche Telefonate. Die Planer sehen auf einen Blick, wer für einen Dienst geeignet ist, und können sofort reagieren, wenn sich etwas ändert.
Dieser Überblick hat sich für das Wachstum von Ubuntu Sport als unverzichtbar erwiesen. Je größer der Pool, desto wichtiger wird es, schnell Lösungen zu finden, ohne dass etwas auf der Strecke bleibt.
