Consigli dei professionisti
I festival: ormai non si può più farne a meno! Musica, balli, sole e un cielo azzurro e limpido: è tutto parte dell'esperienza. I biglietti vanno a ruba, ma come funziona esattamente? Organizzare un festival da soli?
La checklist definitiva per organizzare un festival
L'organizzazione comporta molti aspetti. La cosa più importante per organizzare un festival è ovviamente il programma.
Attuazione del piano d'azione
Che tipo di evento o festival vuoi organizzare? Qual è l'obiettivo? Qual è il mio pubblico di riferimento? Quante persone vorrei che partecipassero? Che tipo di allestimento vorrei per il festival? Si tratta di un festival pubblico gratuito o le persone pagano un biglietto? È importante tradurre le risposte a tutte queste domande in un piano concreto. Chi, cosa e quando sono gli elementi chiave del tuo copione. Sulla base di questo piano potrai capire di quali soggetti esterni hai bisogno per organizzare tutto. Pensa ad esempio alla ristorazione, all'intrattenimento, al Comune (per le autorizzazioni) e al personale per il giorno stesso!
Luogo e data
Ora passiamo agli aspetti più pratici del festival, una volta definito il programma. Dove si terrà il festival e in quale data? È importante tenere conto della capienza e dell’inquinamento acustico della location. Un altro aspetto importante è se si tratterà di un evento al chiuso o all’aperto. Infatti, a seconda del tipo di evento, i costi variano. Ad esempio, per un evento all'aperto devi considerare le condizioni meteorologiche, mentre per un evento al chiuso devi prestare maggiore attenzione alla posizione della location e alla sua disponibilità.
Quando si sta fissando una data per il festival, è importante verificare la disponibilità presso il Comune. È inoltre importante tenere conto di ciò che deve essere organizzato in anticipo e valutare se ciò sia fattibile nei tempi previsti. Si pensi, ad esempio, ai giorni festivi in cui le persone sono libere, ma i fornitori potrebbero essere chiusi.
Budget
Ora sai che tipo di festival stai organizzando, quando si terrà e dove avrà luogo l'evento. Ora puoi iniziare a redigere un bilancio preventivo. Combina questo budget con il piano che hai elaborato e valuta quali sono le tue spese. Come intendi finanziare queste spese? Quanti biglietti devi vendere, ad esempio, per coprire i costi? Hai bisogno di sponsor per evitare almeno di andare in perdita? Puoi anche pensare a sponsorizzazioni per l'allestimento del tuo festival, ad esempio ombrelloni con il loro logo.
È importante richiedere fin dall'inizio un gran numero di preventivi e confrontarli attentamente. In questo modo ti assicuri un margine di profitto ottimale ed eviti costi superflui. Sulla base dei preventivi potrai fare una stima dei costi e quindi determinare il prezzo dei biglietti per il festival o quanto il settore della ristorazione dovrà chiedere. È importante, in questo caso, fare anche una stima di quale sarà il volume di vendite in una giornata di festival.
Licenze e assicurazioni
Meglio prevenire che curare! Assicurati che i permessi siano in regola e di essere assicurato nel caso in cui qualcosa vada storto. Per i festival sono spesso necessari diversi permessi, come la licenza per la ristorazione, il permesso per l’organizzazione di eventi o l’autorizzazione ambientale. Consiglio: fissa un appuntamento in municipio e inizia per tempo! Richiedere un permesso richiede parecchio tempo e di solito lo ricevi solo dopo almeno 8 settimane. Dopo l'approvazione dei tuoi permessi, devi ancora organizzare la promozione e il tuo personale
Oltre ad avere tutte le autorizzazioni necessarie, è ovvio che tu voglia anche che tutto si svolga in sicurezza. Valuta quindi quale assicurazione ti serve. Con un'assicurazione riduci i rischi legati all'organizzazione del tuo evento. L'assicurazione di responsabilità civile aziendale è una delle più importanti in questo contesto, poiché l'evento non è coperto dalla tua assicurazione di responsabilità civile personale.
Redigi le condizioni generali! Quali regole si applicano prima, durante e dopo il tuo festival? Le persone riceveranno un rimborso nel caso in cui, malauguratamente, il festival non potesse avere luogo?
Personale e promozione
Ultimo ma non meno importante: il personale e la promozione. In che modo ti distingui dagli altri festival e perché i lavoratori flessibili vogliono lavorare al tuo festival? Organizzare il personale per un festival può essere un compito piuttosto impegnativo. Di solito non si dispone di personale proprio e se ne ha bisogno solo per un giorno o pochi giorni. Si deve quindi assumere del personale appositamente? Certo che no!
Fleks offre la soluzione ideale per questo scopo e può fungere da software di gestione degli eventi . Tu inserisci i servizi da coprire indicando il numero di persone necessarie e noi ti mettiamo in contatto con le agenzie di lavoro interinale che dispongono del personale adatto.
Inoltre, puoi aggiungere un flusso di lavoro in modo che il personale inizi a lavorare ben preparato per il tuo festival! Con il flusso di lavoro sei tu a stabilire quali passaggi i tuoi dipendenti devono completare durante il loro turno. Un flusso di lavoro è sempre collegato a un turno. Ciò significa che puoi creare diversi flussi di lavoro per diversi tipi di turni, come il turno al bar o il servizio di catering. Puoi creare un numero illimitato di flussi di lavoro. Hai tu il pieno controllo! Nel flusso di lavoro puoi inserire un quiz per verificare se i collaboratori hanno letto attentamente il briefing. Alla fine del turno possono compilare una valutazione, così saprai cosa ne pensano del lavoro e cosa si può migliorare. Infine, possono richiedere il rimborso delle spese di viaggio e delle ore lavorate, rendendo la gestione delle retribuzioni un gioco da ragazzi!
Come puoi leggere sopra, organizzare un festival richiede un bel po’ di lavoro. Grazie all’app per la pianificazione del personale Fleks, almeno non dovrai preoccuparti del personale. Con Fleks avrai una panoramica in tempo reale, anche durante il tuo festival!
Provalo subito gratuitamente
