« Fleks est pour nous plus qu’ un simple un système de planification ; c’est c'est un élément fondement de notre fonctionnement fonctionnement et soutient diverses services services dans leur activités activités quotidiennes. »
Valentijn Zegwaart, responsable des ressources humaines
Ubuntu Sport facilite la gestion des plannings grâce à Fleks
Ubuntu Sport aide les enfants, les professionnels et les organisations à s'épanouir grâce au sport. Avec plus d'une centaine de professionnels du sport actifs au sein d'associations, d'écoles, de structures d'accueil périscolaire et de communes, Ubuntu Sport organise chaque jour des ateliers, des entraînements et des programmes sportifs dans tout le pays.
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Maîtrise de la planification
Des données dispersées à un système centralisé
Dans le cadre de sa collaboration avec Fleks, le principal défi d'Ubuntu Sport résidait dans l'ampleur de l'organisation. De nombreux clients, de nombreux services et de nombreux collaborateurs, chacun avec ses propres plannings et rendez-vous. Il était difficile, à partir de systèmes disparates, de regrouper toutes les données en un seul endroit, d'obtenir une vue d'ensemble actualisée du planning et de mettre en place un processus opérationnel unique et cohérent.
Avec Fleks, cette situation a complètement changé. Une grande partie des processus de travail d’Ubuntu Sport s’effectue désormais via la plateforme : de la planification et de l’enregistrement des heures à la facturation, en passant par la paie et le suivi du chiffre d’affaires, des heures travaillées et des résultats. Toutes les informations importantes pour Ubuntu Sport en tant qu’employeur sont regroupées de manière claire en un seul endroit.
Fleks est devenu un élément incontournable du fonctionnement quotidien de l'entreprise. Les planificateurs établissent les plannings, le service administratif se charge de la facturation et de la paie, et le service financier utilise Fleks pour analyser les coûts, les recettes et générer des rapports. Différentes équipes travaillent quotidiennement à partir des mêmes données, sans décalage entre les systèmes ou les services.
Ce qu'Ubuntu Sport apprécie le plus dans son utilisation quotidienne est simple : ça fonctionne, tout simplement. Et en cas de questions, on obtient rapidement une réponse personnalisée. On réfléchit vraiment avec nous. Il ne s'agit pas d'une relation fournisseur-client classique, mais d'une collaboration dans laquelle on recherche activement des solutions adaptées à l'organisation.
Ubuntu Sport collabore avec plus d'une centaine de professionnels du sport, actifs dans les écoles, les clubs sportifs, les structures d'accueil périscolaire et les communes. Qui est disponible, qui est affecté à quel poste et qui peut encore être mobilisé à court terme : cette vue d'ensemble doit être exacte, jour après jour.
Grâce à la gestion des effectifs de Fleks, Ubuntu Sport gère l'ensemble de ses effectifs à partir d'un seul et même système. La disponibilité et l'affectabilité des entraîneurs sont toujours à jour, sans listes séparées ni appels téléphoniques a posteriori. Les planificateurs voient d'un seul coup d'œil qui est disponible pour un service et peuvent réagir immédiatement en cas de changement.
Cette vue d'ensemble s'est avérée essentielle pour la croissance d'Ubuntu Sport. Plus le vivier est grand, plus il devient important de pouvoir s'organiser rapidement sans que rien ne passe entre les mailles du filet.
