Festivals – sie sind nicht mehr wegzudenken! Musik, Tanzen, Sonne und strahlend blauer Himmel – das gehört einfach dazu. Die Tickets gehen weg wie warme Semmeln, aber wie funktioniert das eigentlich? Ein Festival selbst organisieren?

Die ultimative Checkliste für die Organisation eines Festivals

Bei der Organisation gibt es eine Menge zu beachten. Das Wichtigste bei der Organisation eines Festivals ist natürlich das Programm.

1. Umsetzung des Drehbuchs

Welche Art von Veranstaltung oder Festival möchtest du organisieren? Was ist das Ziel? Wer ist meine Zielgruppe? Wie viele Besucher erwarte ich? Wie soll das Festival gestaltet sein? Handelt es sich um ein kostenloses öffentliches Festival oder müssen die Besucher Eintritt bezahlen? Es ist wichtig, die Antworten auf all diese Fragen in einen konkreten Plan umzusetzen. Wer, was und wann sind die Schlüsselelemente deines Drehbuchs. Anhand dieses Plans kannst du erkennen, welche externen Partner du benötigst, um all dies zu organisieren. Denk dabei an Gastronomie, Unterhaltung, die Gemeinde (für Genehmigungen) und Personal für den Tag selbst! 

2. Ort und Datum

Nun zu den praktischen Aspekten des Festivals, nachdem du das Programm gestaltet hast. Wo findet das Festival statt und an welchem Datum? Es ist wichtig, bei der Wahl des Veranstaltungsortes die Kapazität und die Lärmbelästigung zu berücksichtigen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, ob es sich um eine Innen- oder Außenveranstaltung handelt. Denn je nach Art der Veranstaltung fallen unterschiedliche Kosten an. Bei einer Veranstaltung im Freien musst du beispielsweise das Wetter berücksichtigen, bei einer Veranstaltung in einem Gebäude hingegen eher die Lage des Veranstaltungsortes und dessen Verfügbarkeit. 

Wenn du dabei bist, einen Termin für das Festival festzulegen, ist es wichtig, die Verfügbarkeit bei der Gemeinde zu prüfen. Außerdem solltest du berücksichtigen, was im Vorfeld noch geregelt werden muss und ob dies innerhalb des geplanten Zeitrahmens möglich ist. Denke dabei auch an Feiertage, an denen die Menschen zwar frei haben, die Lieferanten aber möglicherweise geschlossen sind. 

3. Budget

Du weißt nun, welche Art von Festival du organisierst, wann es stattfindet und wo die Veranstaltung stattfindet. Jetzt kannst du mit der Erstellung eines Budgets beginnen. Kombiniere diesen Finanzplan mit dem erstellten Konzept und schau dir deine Ausgaben an. Wie willst du diese Ausgaben finanzieren? Wie viele Tickets musst du zum Beispiel verkaufen, bevor du die Kosten gedeckt hast? Brauchst du Sponsoren, um zumindest keinen Verlust zu machen? Dabei kannst du auch an Sponsoring für die Ausstattung deines Festivals denken, zum Beispiel Sonnenschirme mit deren Logo darauf. 

Wichtig ist, dass du zu Beginn sehr viele Angebote einholst und diese sorgfältig vergleichst. So sicherst du dir eine optimale Gewinnspanne und vermeidest unnötige Kosten. Anhand der Angebote kannst du die Kosten abschätzen und damit auch bestimmen, wie teuer deine Festivaltickets sein müssen oder welche Preise die Gastronomie verlangen sollte. Wichtig ist dabei, dass du auch abschätzt, wie hoch der Absatz an einem solchen Festivaltag sein wird. 

4. Genehmigungen und Versicherungen 

Sicher ist sicher! Stelle sicher, dass deine Genehmigungen in Ordnung sind und du versichert bist, falls etwas schiefgeht. Für Festivals benötigst du oft mehrere Genehmigungen, beispielsweise eine Gaststättengenehmigung, eine Veranstaltungsgenehmigung oder eine Umweltgenehmigung. Tipp: Vereinbare einen Termin bei der Gemeinde und fang rechtzeitig an! Die Beantragung einer Genehmigung nimmt ziemlich viel Zeit in Anspruch und du erhältst sie meist erst nach mindestens 8 Wochen. Nach der Genehmigung deiner Genehmigungen musst du noch die Werbung und dein Personal organisieren.

Neben allen Genehmigungen, die die Durchführung ermöglichen, möchtest du natürlich auch, dass alles sicher abläuft. Überlege dir daher, welche Versicherungen du benötigst. Mit einer Versicherung begrenzst du die Risiken, die mit der Organisation deiner Veranstaltung verbunden sind. Eine Betriebshaftpflichtversicherung ist dabei eine der wichtigsten, da die Veranstaltung nicht unter deine eigene Haftpflichtversicherung fällt. 

Erstelle Allgemeine Geschäftsbedingungen! Welche Regeln gelten vor, während und nach deinem Festival? Erhalten die Besucher ihr Geld zurück, falls das Festival wider Erwarten nicht stattfinden kann? 

5. Personal und Werbung 

Zu guter Letzt: dein Personal und die Werbung. Wie hebst du dich von anderen Festivals ab und warum wollen Aushilfskräfte bei deinem Festival mitmachen? Die Organisation des Personals bei einem Festival kann eine ziemliche Herausforderung sein. Meistens hast du selbst kein Personal und brauchst es auch nur für einen Tag oder ein paar Tage. Sollst du dann extra Leute einstellen? Natürlich nicht!

Fleks bietet hierfür die ideale Lösung und kann als deine Eventmanagement-Software dienen. Du gibst die zu besetzenden Stellen mit der benötigten Personenzahl ein, und wir vermitteln dir Zeitarbeitsfirmen mit dem passenden Personal. 

Außerdem kannst du einen Workflow hinzufügen, damit das Personal gut vorbereitet an die Arbeit für dein eigenes Festival geht! Mit dem Workflow legst du fest, welche Schritte deine Mitarbeiter während ihrer Schicht ausführen müssen. Ein Workflow ist immer mit einer Schicht verknüpft. Das bedeutet, dass du verschiedene Workflows für unterschiedliche Arten von Schichten erstellen kannst, wie zum Beispiel für eine Bardienst- oder Catering-Schicht. Du kannst unbegrenzt viele Workflows erstellen. Du hast die volle Kontrolle! Du kannst im Workflow ein Quiz erstellen, um zu überprüfen, ob die Mitarbeiter das Briefing sorgfältig gelesen haben. Am Ende ihrer Schicht können sie eine Bewertung ausfüllen, damit du weißt, wie ihnen die Arbeit gefallen hat und was verbessert werden kann. Schließlich können sie ihre Reisekosten und Arbeitsstunden abrechnen, sodass die Vergütung für dich zum Kinderspiel wird!

Wie du oben lesen kannst, ist die Organisation eines eigenen Festivals mit ziemlich viel Aufwand verbunden. Dank der Fleks-App zur Personalplanung musst du dir zumindest keine Sorgen um dein Personal machen. Mit Fleks behältst du den Überblick in Echtzeit – auch während deines Festivals! 

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